远程办公沟通面临的5个挑战及应对方法

沟通是远程和混合办公成功的关键。但同时，它也日益成为企业IT团队运营风险的来源。许多组织已经部署统一通信系统以更好地支持分布式办公团队。然而，技术、治理和使用一致性方面的差距可能会削弱协作。

不解决远程办公沟通难题的组织面临的风险远不止生产力下降。它们还会面临工作流程碎片化、用户体验不一致以及团队工作方式透明度降低等问题。

制定强有力的远程团队支持策略可以有效缓解沟通障碍。本文将探讨五大常见的远程办公沟通挑战，以及企业如何通过技术升级、终端用户培训和企业文化转型来解决这些挑战。

1. 沟通不畅

沟通方面的一大挑战是，员工并非都在同一空间办公，例如办公室。他们无法随时走到同事的办公桌旁询问问题，也无法随时进入协作空间召开临时会议。

因此，许多组织部署了大量基于云的统一通信 (UC) 和协作工具，以满足远程办公人员不同的通信需求。这种碎片化使得 IT 团队更难强制执行一致的通信标准，也难以确保针对不同类型的工作使用合适的工具。

工具过多会导致沟通不畅。基于文本的沟通方式，例如电子邮件和聊天，难以准确传达语气。即使是视频会议也无法完全取代面对面交流的有效性。

远程办公避免沟通误解的关键在于选择合适的沟通渠道。为了选择合适的沟通媒介，企业必须根据正式程度、紧急程度和所需协作级别等因素制定沟通准则。这样，员工就能判断是需要进行简短的非正式聊天，还是更正式的视频通话。

2. 技术和基础设施差距

技术难题，无论是底层网络还是终端用户设备，都可能阻碍远程办公沟通。如果技术无法正常运行，员工就无法沟通。技术问题包括以下几种：

网络连接不佳。 即使企业部署了最新的通信工具，如果网络无法跟上，用户体验也会大打折扣。对于 IT 领导者而言，这些问题通常表现为用户沮丧、会议质量不稳定以及支持团队负担加重。虽然 IT 部门无法控制家庭用户的网络，但他们可以改进企业网络以支持远程办公，例如启用可扩展带宽、远程访问公司资源以及软件定义广域网 (SDU)。
互操作性问题。 组织可能会部署多种通信工具用于内部和外部沟通。尤其是在外部沟通方面，由于组织选择的应用程序缺乏互操作性，员工可能会频繁切换不同的应用程序。组织可以使用第三方互操作性服务来连接到外部平台。统一通信供应商也在提供更多互操作性支持，但用户可能会发现只有聊天和通话等基本功能可用。
工具泛滥。 如果组织部署过多的协作工具，员工可能会感到不知所措，不知道哪个工具最适合特定任务。这会导致员工浪费时间在不同应用程序之间切换，从而减慢工作流程并降低生产力。IT 团队可以通过审查应用程序的数据使用情况来解决工具泛滥问题，确定哪些重叠的服务可以整合，并制定最佳实践，明确哪些工具最适合内部和外部沟通。减少工具泛滥还可以简化 IT 团队的合规性、安全控制和用户培训工作。

3. 低质量的会议

远程办公人员依赖视频会议来模拟在办公室面对面交流的效果。但糟糕的会议质量会阻碍有效的沟通。除了最终用户的问题外，会议质量问题还可能预示着更深层次的问题，例如网络就绪、终端标准或工具配置等。导致会议质量差的常见原因包括以下几点：

网络问题。 如果视频会议在Wi-Fi连接不稳定或带宽不足以支持多个用户同时观看视频的情况下进行，用户可能会遇到视频和音频卡顿或抖动的情况。IT团队必须确保网络能够满足视频会议的带宽需求。
音频和视频问题。 为了确保会议有效，视频参会者必须能够清晰地被看到和听到。例如，视频抖动会使参会者难以解读非语言信号。虽然会议可以在没有视频的情况下继续进行，但体验会大打折扣。另一方面，如果音频出现问题，导致参会者无法听到或理解彼此，则会彻底中断会议。IT 团队可以通过确保足够的带宽来支持视频通话，并启用支持高质量音频和视频的视频会议功能（例如背景噪声抑制），从而最大限度地减少音频和视频问题。最终用户也可以通过升级家庭网络并测试摄像头和麦克风的质量来提升音频和视频质量。
糟糕的会议结构。 有时候，会议其实一封邮件就能搞定。没有议程或结构的会议可能会耗时过长，或者一些参会者会意识到讨论的内容与他们的工作无关。过多的会议，或者持续时间过长的会议，都会妨碍员工优先处理需要完成的工作。制定合理的会议议程可以提供结构，并明确参会人员及其需要提前准备的事项。指定会议主持人或引导员有助于会议保持主题明确，并鼓励参会者积极参与讨论。