视频会议中的 GDPR 数据泄露：风险与合规提示

视频会议已成为现代协作的核心支柱。从董事会会议、面试到心理治疗和在线课堂，如今各类组织每天都依赖虚拟通信来交换敏感信息。然而，这种便利性伴随着责任，而履行责任可能充满挑战。

当视频会议中涉及个人数据的共享、展示或存储时，《欧洲通用数据保护条例》（GDPR）即刻生效——若未能妥善保护数据，可能面临严重后果甚至法律制裁。当前GDPR数据泄露监管环境正快速演变，视频会议平台正日益受到监管机构的严格审查。

许多人认为，只有当黑客入侵系统或发生入侵事件时，GDPR才会生效。但实际上，即使没有任何恶意攻击，也可能发生违反GDPR的情况。例如，误发邀请、录音泄露或未经授权的参与者都可能触发合规义务。对于数据保护或合规官、IT经理以及通过线上会议或在线课程处理个人数据的团队而言，了解这些风险至关重要。

什么构成违反 GDPR 的行为？

GDPR 第 1 章第 4 条将个人数据泄露定义为“任何导致个人数据意外或非法销毁、丢失、更改、未经授权披露或访问的安全漏洞”。

这涵盖了三个关键方面：

1. GDPR 中的保密性违规：指未经授权的第三方获取数据，或未经授权或意外披露或访问个人数据。
   
2. GDPR 中的完整性违规：指未经授权或意外更改个人数据的情况。
   
3. GDPR 可用性违规：指未经授权或意外丢失对个人数据的访问权限或个人数据被销毁。

视频会议中的示例

在视频会议中，很容易发生这类违规行为：

• 将邀请链接发送给错误的参与者，会导致会议的机密内容暴露给外部人员。即使只是一次错误的邀请，也可能构成违反 GDPR 规定的未经授权的信息披露，尤其是在会议涉及个人或敏感数据的情况下。
• 意外分享或将包含员工、患者或学生个人信息的录音存储在云端，会泄露敏感的私人数据。一旦录音被超出预期受众范围，就会对机构和受影响人员造成持久的隐私风险和声誉损害。
• 使用未加密的平台，信息或文件可能被拦截。如果没有端到端加密，通话期间传输的数据可能被第三方读取，从而损害通信的完整性和保密性。
• 未能限制屏幕共享权限，导致数据意外泄露和可见。这可能导致敏感的商业或个人信息被展示给未经邀请的参与者，违反数据最小化原则。
• 系统故障导致可用性违反 GDPR，造成关键数据或记录丢失。在这种情况下，关键信息的丢失可能会中断服务，并违反 GDPR 关于确保系统持续可用性和弹性的要求。

即使数据从未离开欧盟，或者没有外部泄露的迹象，这些事件中的每一起都符合GDPR 个人数据泄露的定义。

GDPR 违规报告及义务

根据GDPR，并非所有违规事件都需要上报，但组织必须仔细评估每起事件，并判断其严重程度和损害程度。衡量标准是是否存在对个人权利和自由的风险。

72小时报告规则

如果数据泄露可能对个人构成风险，例如经济损失、身份盗窃、精神痛苦或其他风险，数据控制者必须在知悉泄露事件后 72 小时内向相关监管机构报告，例如英国的信息专员办公室 (ICO)、西班牙的数据保护局 (AEPD) 或德国的联邦数据保护和信息自由局 (BfDI)。这正是 GDPR 数据泄露报告的实质所在。

报告必须概述以下内容：

• 泄露事件的性质和受影响的数据类别。这部分应清晰描述事件经过、发现方式，并具体说明涉及的个人数据类型，例如，姓名、联系方式或健康信息。
• 数据保护官 (DPO) 或负责人联系方式。提供直接联系人信息，便于监管机构快速索取澄清说明，并确保整个调查过程沟通透明。
• 可能或假定的后果和结果。组织必须评估并概述对个人的潜在影响，例如经济损失、精神痛苦、声誉损害或个人数据滥用。
• 已采取措施减轻损失。这包括立即采取遏制措施，例如禁用访问链接或通知受影响用户，以及进行长期改进以防止将来发生类似事件。

如果报告延迟提交，组织必须说明理由并给出解释。

告知数据主体

如果数据泄露对个人构成高风险，则必须“毫不拖延地”通知受影响者。通知应使用通俗易懂的语言，解释事件经过、潜在后果以及个人可以采取哪些措施保护自己。

控制者与处理者

厘清责任归属至关重要。

• 控制者决定个人数据处理的目的和方式，因此承担通知与补救的主要责任。
• 处理者（如第三方视频平台）一旦发现数据泄露，必须立即通知控制者。

这种共同责任机制意味着，组织在选择合作伙伴时，不仅要考量其技术实力，还需确保合同条款符合 GDPR 标准。

罚款、赔偿和风险

未能履行违规义务可能会付出高昂代价。违反 GDPR 的最高罚款可达 2000 万欧元或全球年营业额的 4%（以较高者为准）。对于严重的安全漏洞或未能及时通知当局的情况，GDPR 违规罚款可能会迅速增加。

赔偿和法律索赔

根据 GDPR ，受数据泄露影响的个人可以就经济或非经济损失（包括精神压力或名誉损害）寻求GDPR赔偿。此类GDPR违规索赔诉讼日益普遍，GDPR违规律师为受影响的个人提供服务，尤其是在涉及个人或健康数据泄露的案件中。

视频会议中的 GDPR 违规案例

以下两个案例说明了视频会议如何使组织面临 GDPR 风险。 

2020年，Zoom 因被曝其宣称的端到端加密实际上并未阻止Zoom自身访问会议内容而受到国际社会的密切关注，因为Zoom保留了加密密钥。此外，会议ID和URL的随机化程度也不够，导致“Zoom轰炸”事件频发，未经授权的人员可以干扰或窥视私人会议。这些问题引发了监管机构的压力，最终Zoom与美国联邦贸易委员会达成和解，被迫加强安全控制并澄清其加密声明。 

同样，爱尔兰数据保护委员会 (DPC) 记录了一起案例：一场远程公开听证会因访问权限配置错误而无法进行，导致未经授权的参与者得以加入并旁听保密程序。该事件构成视频环境下的保密性泄露，凸显了严格的访问控制和角色管理的重要性。

这些案例表明，视频会议中违反 GDPR 规定的事件并非总是源于复杂的网络攻击，它们往往是由于配置薄弱和安全声明不明确造成的。这些案例凸显了采用隐私保护设计平台和规范的会议管理对于防止未经授权的访问和数据泄露至关重要。

如何在视频会议中避免违反 GDPR

1. 安全设计

选择一个从一开始就集成隐私保护功能的平台，让您无需配置任何额外的安全参数即可立即开始使用。等候室、基于角色的访问控制、端到端加密 (E2EE) 和基于令牌的身份验证等功能，可降低未经授权访问的风险，并从设计之初就保护用户数据。

2. 数据最小化

仅收集和共享确保视频通话流畅运行所必需的信息。禁用不必要的录制功能，限制文件传输，并确保所有不必要的录制存储均符合保留策略。安全删除流程应成为标准做法。

3. 受控录音

如果需要录音（例如，出于合规或培训目的），请将其存储在加密的欧盟服务器上。您可以向您选择的服务提供商索取数据处理协议 (DPA) 来评估这些信息。除非有有效的保障措施（例如标准合同条款 (SCC)），否则请避免使用 GDPR 管辖范围之外的外部服务或云服务。

4. 定期风险评估

在部署或变更视频系统时，应进行数据保护影响评估 (DPIA)，以便全面了解各项要求。这有助于在潜在风险导致GDPR 数据泄露之前识别它们。

5. 培训与意识提升

遗憾的是，人为错误仍然是数据泄露的主要原因。应定期对员工进行数据保护基础知识、正确的会议设置和事件报告流程方面的培训，以降低数据泄露风险。

总结

视频会议重塑了现代工作场所，但同时也带来了日益增长的警惕性。一次配置错误的会议或文件丢失都可能构成违反GDPR的行为，从而导致经济、法律和声誉方面的后果。

如果您正在选择或需要开发视频会议平台，通过了解保密性、完整性和可用性的原则，需以隐私为先，这样可以大幅降低违规风险。