IT 领导者必须在关注纪律、合规性和创新的同时，平衡能力和统一通信成本。
思科 Webex 和微软 Teams 等统一通信（ UC ）平台的快速发展可能导致许可证泛滥和功能重叠，从而威胁到原有的平衡。除非企业采取措施避免 UC 部署问题，否则这些平台可能会损害企业的财务和合规状况，并降低员工生产力。
缺乏采购纪律和治理，统一通信部署会给组织带来风险。分散的采购和重叠的工具会导致许可证泛滥和策略执行不一致。潜在风险包括浪费支出、投资回报率低、面临审计和合规风险、违反许可规定以及数据治理和保留不一致。
让我们来探讨 IT 领导者可以用来管理统一通信成本，同时保持创新和协作敏捷性的四种策略。
策略一：许可证合理化与合规性协调
目标：在确保符合许可规定的前提下，消除冗余。
首先，通过以下步骤了解组织当前的统一通信部署情况：
- 对各平台和业务部门的许可证进行集中清点。
- 将许可证与用户角色和实际需求相匹配。
- 找出重复的功能和未使用的许可证。
- 核实授权与实际使用情况，以降低审计风险。
这些数据有助于团队遵守供应商条款并规范配置策略，从而避免违反许可规定。
好处：
- 移除未使用的许可证可立即节省成本。
- 降低审计和合规风险。
挑战：
- 信息孤岛造成的信息不透明，使得库存管理和协调变得困难。
- 对移除工具的抵制使得验证工作变得困难。
结合许可证合理化和合规性检查，使使用符合合规性要求。
策略二：使用情况分析和财务建模
目标：实施数据驱动的许可和预算决策。
根据实际使用数据进行购买和功能访问。
- 利用已部署平台和现有用户（如 Teams 和 Webex）的分析数据。
- 跟踪活跃用户与授权用户、功能采用情况和使用频率，以确定最佳需求。
根据已有数据制定切实可行的财务计划，包括以下内容：
- 统一通信平台总体拥有成本 (TCO) 模型。
- 根据现有使用趋势预测需求。
- 实施费用分摊或成本返还模式，以提高问责制。
好处：
- 识别未使用产品上的超额支出。
- 能够进行准确的预算预测和论证。
- 识别员工在需要额外功能方面的保障缺口。
挑战：
- 跨平台数据分散，导致数据收集和分析困难。
- 分析能力不足会增加分析的复杂性。
将使用情况指标与财务关键绩效指标（例如每活跃用户成本）直接挂钩，以协调IT和财务利益相关者的利益。利用异常使用数据来识别策略或合规性问题。
策略三：供应商整合，权衡成本和风险
目标：在满足财务和合规义务的同时，简化统一通信环境。
简化统一通信部署可以简化分析和操作，从而支持更好的决策、功能使用和许可。
经济收益：
- 潜在的批量许可折扣。
- 谈判筹码增加。
- 降低管理成本。
风险和合规效益：
- 加强对治理和安全政策的执行。
- 减少因配置不一致而造成的曝光量。
挑战：
- 简化环境可能会导致迁移成本和短期服务重复。
- 产品整合可能会导致供应商锁定。
基于总体拥有成本、风险降低、运营效率和许可成本做出整合决策。
策略四：持续成本和合规控制的治理周期
目标：保持优化状态，防止未来蔓延。
建立许可证管理和治理机制，以实现持续控制和数据驱动的决策，具体步骤如下：
- 使用收集到的指标，进行季度或半年一次的许可和使用情况审查。
- 明确IT、财务、安全和采购团队之间的跨职能责任。
- 执行许可证申请、续期和供应商入驻政策。
好处：
- 持续的成本控制，以提高财务可预测性。
- 更好地适应业务变化。
- 加强审计准备工作，确保合规性。
挑战：
- 不同产品间数据不一致。
- 需要高层支持和执行。
- 治理时间表可能与产品更新或许可证续期不一致。
实现政策执行和运营的自动化，以提高政策执行和运营效率，但跨多个产品的集成可能具有挑战性。
有效管理统一通信成本有助于企业进行创新和负责任的治理，从而减少许可证的过度使用并规避合规风险。以上四项策略提供了一种统一的方法，可以加强审计准备和合规性，减少浪费并提高财务可预测性。
将成本优化与合规性和财务纪律相结合的 IT 领导者可以更好地使 UC 投资与业务成果保持一致，而不会降低组织的敏捷性。
首先对统一通信环境进行重点审计，如识别未使用的许可证、分析使用情况、记录功能采用情况并制定管理节奏。循序渐进的措施将迅速转化为可衡量的成本节约和风险降低。
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