所有企业都知道沟通至关重要，但很少有企业会投入足够的资源，为员工提供合适的沟通工具。沟通不畅的定义有很多种，但几乎总是技术缺陷与员工沟通方式选择共同作用的结果。
沟通不畅的代价在仍然依赖传统技术（例如 PBX 和会议软件等独立应用程序）的企业中尤为显著。虽然这些工具可以很好地满足某些沟通需求，但在其他方面却会受到影响。其结果是个人生产力下降、团队协作效率低下、工作重复、工作流程脱节、通信技术方面的支出浪费，以及由于工作效率低下而导致的士气低落。
从宏观层面来看，导致沟通不畅的主要原因包括以下几点：
- 通信方式分散，包括语音、短信、视频、会议和电子邮件。
- 缺乏整合导致工作重复和时间浪费。
- 缺乏用于管理工作和与同事协作的通用平台或界面。
- 团队协作时文件和信息共享困难。
- 工具在自动化任务和工作流程以提高生产力方面的能力有限。
- 传统工具无法支持分布式组织和当今的混合工作模式。
除了会降低生产力和团队协作效率外，这些因素还会对企业造成财务影响，因此对于 IT 部门和高管层而言，这都是一个战略性问题。主要例子包括：
- 旧系统和工具的运行和维护成本很高，而且许多供应商不再支持它们，因此这个问题只会变得更糟。
- 将各个独立工具拼凑在一起以维持现状，会增加成本。
- IT 部门必须保留维护传统系统所需的人员和专业知识，而将通信迁移到云端后，这些就不再需要了。
- 各业务线各自独立订阅自己的通信工具，造成成本重复。
- 生产力下降带来的隐性成本，不仅会影响员工留任率，还会影响客户和品牌，因为这会影响面向客户的沟通。
投资云通信
在很大程度上，这些问题可以通过一种体现整体沟通理念的策略来解决。首先，要从使用来自多个供应商的独立应用程序转向使用通常由单一供应商提供的集成平台，该平台涵盖了所有应用程序。要将沟通视为多模式的。员工需要无缝使用所有渠道，不仅用于一对一沟通，也用于分布式团队协作。
其次，要认识到传统工具的局限性。这些应用程序通常基于本地部署，并非为与其他软件集成或支持远程办公而设计。大多数企业多年来一直在使用云端应用程序，但有些企业仍然不愿将云端应用于通信应用程序，尤其是语音和视频应用。在云计算尚处于发展初期，传统工具还能正常运行时，这些担忧或许情有可原，但如今已不再适用。
云平台不断发展演进。统一通信即服务 ( UCaaS ) 如今已成为企业通信的首选平台。事实上，UCaaS 旨在解决所有与通信不畅相关的问题。就采用新技术实现通信现代化而言，UCaaS 的商业价值显而易见。它不仅提供了一个员工无论身处何地都能使用的单一集成平台，而且随着协作需求的不断变化，UCaaS 平台还可以轻松添加新的应用程序。
投资回报率 (ROI) 是构建 UCaaS 商业案例的重要考量因素。虽然生产力提升是预期之中的，但这些具体成果难以衡量。以下是一些更易于追踪的投资回报率指标：
- UCaaS 是基于运营支出的。由于不需要资本投入，因此传统的基于资产的投资回报率模型并不适用。
- 成本确定性便于预算。按用户付费，可根据需要轻松扩展或缩减规模。
- 固定费率定价。应用程序的使用量不按流量计费，这也使得预算更易于预测。
- 转换成本低。与传统运营商服务不同，UCaaS 提供商不会收取高额的退出费用，因此无需长期绑定。
- 降低支出。减少供应商数量和需要管理的独立应用程序。
- 降低IT成本。支持协作工具的大部分成本负担转移到了云服务提供商。
- 减少重复支出。无需再购买同一应用的多个版本。
- 混合办公模式的成功之道。简化如何合理控制办公空间支出。
需要采取的战略方法
沟通不畅的代价是多种因素共同作用的结果；任何单一的应对措施都无法彻底解决这个问题。然而，如今市场上已经拥有合适的技术。您真正需要的是一种战略性的现代化方法。请考虑以下三个关键的IT要素：
- 传统通信工具或许仍能满足其预期用途，但它们本质上是孤立的，无法满足当今员工的需求。我们需要一种更现代化的方法，无论是在沟通还是协作方面。而要实现这一点，就必须从独立应用程序转向集成平台，将所有工具集中在一个地方。
- UCaaS 是满足这些需求的主流供应商，而这需要另一项根本性的战略转变——从本地部署工具迁移到云平台。除了经济效益更高之外，云平台对 IT 部门的支持也更少。虽然 IT 部门可能要放弃其长期以来对本地部署技术的控制权，但这也将释放资源，用于基于人工智能等新兴技术的高价值创新项目。
- UCaaS 并不能彻底解决沟通不畅的问题，但与维持现状相比，这无疑是一大进步。如果没有周全的沟通现代化策略，问题只会愈演愈烈，远不止漏接电话或低效会议那么简单。如今的工作场所协作性更强，而无论员工身处何地，UCaaS 都是他们互动交流的最佳方式。
本文来自作者投稿，版权归原作者所有。如需转载，请注明出处：https://www.nxrte.com/zixun/63684.html
