混合办公和远程办公如今已成为企业运营的常态。因此，企业需要制定统一通信(UC) 策略，以支持这些敏捷的分布式团队。这一过程首先要认识到，统一通信不仅仅是协作或生产力工具，更是一个战略平台，其目标是提升员工敏捷性、改善数字化员工体验并保障业务连续性。
让我们探讨如何设计灵活的通信系统，以实现跨地域和跨设备的无缝协作。利用这些信息，开发一种现代化的统一通信设计，在减少摩擦的同时保持生产力。
混合办公模式作为一种战略要务
混合办公模式是企业必须认真考虑的关键因素。远程办公模式无论是完全远程办公还是混合办公都会影响企业文化、人才招聘和保留、运营模式以及竞争优势。混合办公模式也带来了一些独特的挑战，其中包括：
- 跨地点、跨设备协作。
- 通信介质和设备的安全保障。
- 在各种互联网连接平台上的性能和可靠性。
无论团队成员身处何地，使用何种设备，这些问题都会对他们产生影响。
有效的统一通信平台能够满足多项业务需求，并提供显著的竞争优势，包括员工敬业度和生产力、业务连续性和韧性以及跨地域协作。
这些组件对于在职员工和远程员工来说同样重要，但解决分布式团队面临的挑战可以释放许多生产力和灵活性优势。
设计面向规模、一致性和性能的统一通信系统
确保统一通信平台能够支持企业的战略方向是至关重要的一步。为此，易用性和灵活性设计至关重要。请考虑以下挑战、设计原则和特性。
核心设计挑战
首先要解决一个核心设计挑战：平衡标准化和灵活性。这两个要素决定了产品选择和用户需求，有效地界定了贵组织在统一通信方面的局限性和机遇。两者都各有优势。
标准化平台通过建立一致的用户行为、可预测的设备使用（减少集成开销）、简化的 IT 管理、简化的治理以及完善的安全和合规配置来控制复杂性。
灵活性通常能够通过支持不同的角色和工作流程、增强位置和地理优势、提供多样化的移动选择以及支持更广泛的设备（包括专用或行业特定系统）来提高采用率和生产力。
了解哪种方法最适合您的组织，可以让您继续了解定义 UC 工具需求的关键设计原则。
规划关键设计原则
在设计过程的早期阶段就应考虑以下关键设计原则：
- 跨地域无缝协作。
- 在桌面、移动设备和会议室系统等指定终端之间实现无缝协作。
- 统一的终端，简化用户体验和IT管理需求。
- 在各种网络类型下均能提供可靠的性能。
关注这些关键属性
现代性能、可扩展性和合规性要求是设计和产品选择的关键因素。请定义以下属性的要求：
- 安全，包括传输中的数据和静态数据。
- 合规性，包括对远程用户和位置的数据主权要求。
- 可扩展性，以支持员工队伍增长、灵活性和不断发展的工作模式。
- 与现有企业系统（包括 CRM、ERP 和生产力套件）的互操作性。
- 用户体验和辅助功能，提供熟悉且直观的界面，适合所有员工。
最关键的设计要素之一是无缝协作能力。统一通信平台需要不受员工所在地点和现有设备兼容性的限制。
评估移动性、可靠性和用户需求
在为分布式办公团队设计高效的统一通信平台之前，首先要深入了解员工的实际工作方式，研究他们当前的沟通和协作模式。建立混合办公环境下的使用模式，包括混合办公员工、一线员工和全球分布式用户。在某些情况下，单个用户可能属于多个类别。每个群体对统一通信平台、设备和网络性能的要求各不相同。
收集使用数据、员工反馈和基于角色的分析，以识别已建立的模式和工作流程。纳入终端识别、设备切换和移动性等指标。试点项目可在全面推广前提供微调设置的机会。
在试点阶段，设定基准并征求用户反馈。尤其要注意以下几点：
- 在真实的分布式用户和位置条件下测试 UC 部署。
- 监控不同地区和网络类型的性能和一致性。
- 基于典型工作模式和用户习惯的审计合规性。
- 制定培训要求，以解决用户感到困惑或误用的问题。
试点项目是发现挑战和制定配置标准的绝佳机会。测试阶段完成后，就该推动推广应用、制定日常使用目标并评估结果了。
明确可衡量的结果并推动推广应用
由于统一通信部署是一项战略要务，因此成功与否并非取决于部署完成，而是取决于采用率和使用率。评估部署是否成功，应通过可衡量的结果来衡量，例如生产力提升、摩擦和停机时间减少、员工满意度提高以及协作指标改善。
制定持续的UC监测行动计划，具体内容包括以下内容：
- 定期评估用户需求。
- 采用持续改进的方法。
- 在试点和升级阶段确保进行真实有效的测试。
- 针对混合型用户、公路用户和地理位置分散的用户进行仔细测试。
- 建立一支知识渊博的支持团队，解答统一通信方面的问题和难题。
- 提供全面的培训计划，以提高产品采用率、可用性和用户满意度。
将采用率指标与长期战略价值和投资回报率指标联系起来。
现代统一通信部署能够提升员工生产力，促进跨分布式环境的无缝协作，并支持弹性灵活的工作模式。与其将 UC 平台视为协作工具，不如将其重新定义为能够增强组织能力和促进其成功的战略平台。精心周密的部署能够更好地协调 UC 投资与企业目标，并提升组织吸引和留住人才的能力。
将您的统一通信平台定义为未来成功和发展的基础，并赋能您的员工进行协作和创新。
作者：Damon Garn
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